Em projetos industriais ou de infraestrutura , um dos maiores riscos é avançar no desenvolvimento sem ter certeza da viabilidade. Quantas e quantas vezes já não vimos grandes obras estourar o orçamento, por exemplo? Quem acompanha o Capital Projects ou já esteve nas minhas aulas já deve ter ouvido falar brevemente do Eurotúnel, que estourou em 80% o orçamento inicial. Esse é apenas um dos casos emblemáticos que encontramos na literatura e na vida real.
Dentro da Metodologia FEL, os portões de decisão têm um papel estratégico para validar a maturidade do projeto para avançarmos na próxima etapa (seja ainda no planejamento ou para a execução).
O que são portões de decisão?
Portões de decisão são pontos de avaliação e controle inseridos entre as diferentes fases de um projeto.
O objetivo principal dos portões de decisão, ou Stage-Gates, pensando em metodologias de planejamento progressivo, é verificar se o projeto tem maturidade suficiente para seguir para a próxima etapa. Isso evita que aspectos relevantes ou decisões importantes fiquem para depois, causando o conhecido “efeito-dominó”, onde uma indefinição importante causa um impacto em série dentro do projeto, seja com grandes retrabalhos ou com desvios significativos de prazo e custo.
Por isso, os portões são de fato rigorosos. Não é uma etapa “para inglês ver”, ou um passo burocrático feito de forma protocolar. É uma verificação de consistência.
Para que o projeto passe de uma etapa para outra, uma série de requisitos precisam ser cumpridos, o planejamento precisa ser desenvolvido de acordo com os dados disponíveis naquela fase, e tudo isso precisa ser muito bem documentado, afinal, são decisões tomadas pelos stakeholders, que afetarão o capital dos acionistas.
Qual resultado podemos ter nesses portões?
O principal objetivo dos portões é avaliar se o projeto tem maturidade suficiente para avançar para a próxima etapa, antes que os interessados se comprometam com altos investimentos.
É uma verificação de consistência muito forte, para garantir que o projeto esteja robusto o suficiente e tenha maiores chances de sucesso.
Essa rigidez vai garantir, lá na frente, velocidade, evitar perda de tempo com mudanças tardias e suportar a decisão final de investimento.
O intuito não é chegar ao portão com a certeza que o projeto será aprovado. Mas, sim de se ter uma verdadeira e completa verificação de viabilidade.
A partir da análise do projeto no portão, podemos ter diferentes saídas:
- Aprovação – o projeto é aprovado para seguir para a próxima etapa, pois cumpriu com todos os requisitos para a fase e continua sendo viável e importante para a organização;
- Aprovação com ressalvas – o projeto é aprovado para seguir para a próxima etapa, mas não cumpriu com todos os requisitos para a fase, ou foram solicitadas pequenas alterações que a organização entende que podem ser realizadas na próxima fase. E, é claro, o projeto continua sendo viável e importante para a organização;
- Reprovação – o projeto não é aprovado para seguir para a próxima etapa, pois não cumpriu com os requisitos para a fase e a organização entende que o risco é elevado pela baixa maturidade. Ou foram solicitadas alterações significativas que precisam ser retrabalhadas. O projeto deverá retornar ao portão futuramente para uma nova avaliação/aprovação;
- Cancelamento – o projeto é cancelado pela organização; seja porque não foi possível encontrar um escopo viável, ou por mudanças de mercado ou de estratégia que tornaram esse projeto pouco interessante para a empresa, ou por outro problema específico que resulta em uma falha fatal (ex.: impossibilidade de licenciamento).
Em todos os cenários, a empresa deve verificar se o projeto continua sendo viável, se dentro do portfólio o projeto continua sendo relevante e ligado à estratégia. Não é porque um projeto tem retorno financeiro positivo que ele deve ser uma prioridade para a organização.
Um grande risco para a organização é permitir que o projeto siga adiante, mesmo com problemas de maturidade. Muitas organizações não entendem a real dimensão dos riscos de um projeto de baixa maturidade, permitindo que o mesmo siga com ressalvas para a próxima etapa. Isso apenas aumenta as chances de retrabalho, de estouros de custos e prazos, além da alta probabilidade de entregar um ativo de baixa performance, destruindo valor.
Documentação para o Portão, ou para o PROJETO?
Um grande erro é elaborar os documentos do planejamento com o objetivo de aprovação no portão, e não com foco no USO desses documentos durante as obras para o sucesso do empreendimento. Isso não só não traz nenhum benefício para o projeto, como também piora a tomada de decisão, pois passa aos aprovadores a imagem de que o projeto está bem preparado, quando na verdade a documentação apresentada tem pouco valor prático para o empreendimento, mascarando a sua real maturidade.
Então, não basta formalmente cumprir um requisito, se, na verdade, os stakeholders não foram envolvidos em uma discussão relevante para o projeto e se aquela informação não for utilizada futuramente na gestão do projeto. Isso seria uma burocracia de fato.
Outro ponto importante é evitarmos o pensamento de que o projeto vai ao portão para ser aprovado a todo custo, e de que uma reprovação (ou até mesmo cancelamento) é sinal de fracasso. É preciso reforçar que existem situações em que o sucesso para a empresa e stakeholders será simplesmente desistir daquele projeto. Isso representa uma boa gestão de portfólio.
Lembre-se: podemos fazer qualquer coisa, só não podemos fazer… TUDO!
Entendendo o risco da baixa maturidadeImagine que, na ausência de portões rígidos, um projeto migra de engenharia conceitual para a básica, mas aspectos importantes como as questões ambientais ficam para depois (exemplo pouco frequente, não é mesmo?😄).
Quando o projeto está concluindo a engenharia básica, a área de meio ambiente informa que, para facilitar o licenciamento do projeto, é preciso ajustar a implantação, evitando algumas áreas sensíveis. Também é verificado que, na área originalmente prevista para ser licenciada, a equipe do projeto não considerou espaço para os canteiros, almoxarifados e áreas de laydown. E então começa o retrabalho…
É por isso que os portões precisam ser rígidos. Só assim conseguimos avaliar de fato a maturidade do projeto, antecipando riscos e identificando pontos que podem originar grandes dores de cabeça adiante.. Nós chamamos os executivos que avaliam os projetos nos portões de gatekeepers, é como se fossem os guardiões ou verdadeiros porteiros, se responsabilizando por não deixar projetos imaturos passarem para a próxima etapa.
Aliás, a primeira premissa de um gatekeeper deveria ser matar o projeto. Se os portões não tiverem uma verificação de consistência muito forte e se ele sempre for aprovado, não pela sua qualidade ou maturidade, mas apenas pelo desejo dos executivos ou da empresa, qual será a motivação para desenvolver o projeto com a qualidade necessária?
Fique ligado na próxima edição, em que iremos falar de como acontece a passagem de portão na Metodologia FEL.
E você?
📌 A sua empresa usa portões de decisão? Qual o principal desafio que você enfrenta nessa etapa?
📌 Você já presenciou um plano de projeto sendo feito “só para cumprir o requisito”, sendo depois aprovado no portão?
📌 O que você ou sua empresa fazem para garantir o rigor e evitar que o portão se torne apenas burocracia?
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