Como você e a sua organização têm lidado com o conhecimento adquirido para serem mais previsíveis nos projetos futuros? Como reter e disseminar as lições aprendidas em campo para nos tornarmos mais eficientes?
A verdade é que, no canteiro de obras, ainda que tenhamos elaborado um bom planejamento, passamos por situações desafiadoras e muitas vezes não previstas. Às vezes, as nossas soluções funcionam, outras vezes, não. Mas raramente documentamos as saídas encontradas.
Essa documentação certamente será muito útil, tanto para a nossa própria carreira quanto para as organizações, porque não é raro encontrarmos os mesmos desafios nos próximos projetos. E reter conhecimento é ganhar eficiência no futuro.
Na edição de hoje, vou compartilhar algumas lições aprendidas e Cases para que você se inspire e crie uma rotina pessoal ou até mesmo institucional de registro de lições aprendidas em projetos. Leia até o fim!
Conhecimentos esquecidos
Um certo dia, enquanto eu trabalhava em uma construtora, chegaram perguntando na engenharia se alguém já havia trabalhado em obras hospitalares, pois estávamos em uma concorrência importante.
Havia duas obras de hospitais no portfólio da empresa. Nenhuma das pessoas que participaram dessas obras estava mais na organização e, com isso, todo o conhecimento foi embora.
Não havia nenhuma documentação sobre o orçamento previsto, o realizado, cronograma, documentação da obra, tudo havia se perdido. Isso me marcou profundamente: iríamos perder uma concorrência porque simplesmente não havia conhecimento institucional.
Dois pilares para se criar uma cultura de aprendizado institucional
Antes de falar em ferramentas ou processos, há dois pontos que precisam estar claros.
Primeiro ponto: é necessário criar uma cultura de coletar essas lições em um ambiente seguro e convidativo à participação, sem, no entanto, ficar apontando culpados ou responsáveis.
Quando o objetivo é o conhecimento institucional, a famosa “caça às bruxas” precisa ficar de lado e as pessoas precisam ter objetividade e se sentirem seguras para fazerem registros realistas e precisos. Tudo começa com a conscientização das equipes.
Segundo ponto: a empresa deve apoiar e até mesmo criar iniciativas para incentivar essas boas práticas.
Entendendo que as informações serão úteis para os próximos projetos, podendo gerar economia real de custos, prazos e melhoria na qualidade e de segurança, o suporte executivo é fundamental para que o processo funcione.
Dois cases que ouvi no Congresso do PMI em Amsterdam
Em um Congresso do PMI na Holanda, em 2010, dois Cases me marcaram por razões opostas.
No primeiro deles, uma gestora romena desenvolveu um sistema robusto para coletar e compartilhar experiências entre equipes de forma catalogada e de fácil consulta. Conseguiu engajar as equipes e montou uma grande base de dados.
Mas, próximo ao lançamento, o projeto foi encerrado pela área de segurança da informação, que convenceu a diretoria a restringir o acesso apenas aos executivos devido à presença de informações estratégicas. Ironicamente, eu apelidei esse caso de “Lições Escondidas”.
No segundo caso, uma empresa francesa mostrou uma abordagem bem-sucedida: o gerente de projeto era obrigado a consultar a base de lições aprendidas antes de iniciar um projeto, e quem havia contribuído com uma lição efetivamente utilizada recebia um bônus financeiro, incentivando os colaboradores a participarem de forma ativa. Se a mesma Lição Aprendida fosse utilizada novamente, o colaborador ganhava o bônus pela segunda vez. E, a partir da terceira aplicação, a lição se tornava parte obrigatória do processo de desenvolvimento de projetos da organização, pois sua eficácia estava comprovada.
Esse modelo incentivou tanto a contribuição quanto o consumo do conhecimento acumulado, gerando melhoria contínua real.
A minha experiência
Em uma empresa de TI com projetos curtos, de 30 a 90 dias, onde o próprio ritmo favorecia a coleta de lições ao final de cada projeto. O desafio era garantir que o conhecimento chegasse a todos, já que apenas um representante de cada equipe participava de um determinado projeto, por vez.
A solução que eu encontrei foi a seguinte: ao final de cada projeto, eu reunia a equipe e os coordenadores de cada área para uma sessão de coleta e discussão das Lições Aprendidas. Esses coordenadores depois tinham a responsabilidade de repassar o que tinha sido discutido e documentado às suas equipes, aprofundando os detalhes.
O registro ficava na rede interna e era consultado no planejamento de novos projetos, mas o grande valor estava nas conversas abertas que criavam um ambiente seguro para compartilhar.
Simples de executar, não é mesmo?
Já em uma empresa de projetos de engenharia e construção, era cultural registrar as lições ao longo do tempo e não apenas no final do projeto. Isso era reforçado nas reuniões do time, no escritório e nas obras. A documentação se tornou um ponto de partida obrigatório para novos profissionais e para o planajemento de novos projetos: ler o histórico antes de começar a trabalhar.
A grande lição: não é necessário nenhuma ferramenta sofisticada, processos complexos ou mesmo burocracia. Basta começar a documentar e consultar o que foi registrado!
Ah, e no âmbito pessoal, um almoço com um colega de trabalho ou o famoso cafezinho, seguido de notas registradas, pode ser bastante rico.
Agora me conta nos comentários: você está aprendendo com seus projetos, ou as suas lições estão também escondidas?
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