Essa foi uma das perguntas que recebi de um seguidor e será o tema da nossa Newsletter de hoje.
Então, vamos lá: terminei a fase de um projeto, por exemplo, FEL 3. E agora? Como esse projeto é submetido para aprovação e passa pelo chamado Portão (ou Gate)?
Na edição anterior eu expliquei o que é um Portão e qual o objetivo desses instrumentos que fortalecem a governança dos projetos. Se você ainda não leu, acesse aqui antes de seguir a leitura desta edição, serão menos de 2 minutos de leitura.
O processo de submissão ao Portão
Ao terminar uma fase, um conjunto de documentos é submetido para a análise dos executivos.
Vale ressaltar que diferentes empresas possuem diferentes processos. Em algumas empresas, as estimativas de custos, o planejamento e análise de riscos são feitos por uma equipe específica, seja do PMO, seja de uma equipe corporativa. Essas equipes precisam desenvolver esses últimos trabalhos dentro da fase para fechar a documentação de submissão no Portão.
Em outras empresas, toda a documentação referente àquela fase é feita pela própria equipe do projeto, que também prepara a documentação para a submissão de aprovação.
O que os executivos esperam ver?
Via de regra, os executivos vão exigir algum tipo de documentação padrão (o famoso PSD: Pacote de Suporte à Decisão) que inclua:
- a necessidade do projeto;
- o seu escopo;
- seus objetivos;
- seus principais riscos;
- e as estimativas de prazo e custo em alto nível.
Tudo isso para que eles possam avaliar aquele investimento.
Normalmente também é atualizada a análise de viabilidade desse empreendimento, e isso costuma ser feito por uma área específica dentro da organização. Toda essa documentação é submetida para a apreciação dos executivos em uma rotina definida pela governança da empresa, que leva em consideração o custo do projeto (o valor do Capex) e, eventualmente, outros critérios como questões regulatórias e o risco de exposição caso algum problema aconteça naquele empreendimento.
O passo a passo de uma aprovação típica
Vamos considerar que uma aprovação típica acontece da seguinte forma:
1. Submissão da documentação: a equipe do projeto termina e submete a documentação daquele empreendimento.
2. Análise de maturidade (altamente recomendado): o próximo passo é a realização de uma análise de maturidade, ou seja, uma avaliação externa à equipe, que pode ser feita por um PMO centralizado ou por uma empresa contratada.
Essa análise independente do projeto segue as boas práticas de mercado, como por exemplo o uso do PDRI do CII (Project Development Rating Index do Construction Industry Institute), uma ferramenta bastante utilizada globalmente.
Após essa avaliação, podemos ter diferentes saídas:
- se o projeto está em um nível próximo ao esperado para a etapa, ele segue para análise dos executivos,
- caso contrário, se o nível de maturidade for muito abaixo do esperado, a equipe será orientada a trabalhar os pontos mais frágeis antes de submeter o projeto à aprovação.
3. Avaliação pelos executivos: com a análise de maturidade concluída, o projeto é então submetido aos executivos. Em muitos casos, ele pode passar primeiro por um crivo de diretores ou C-levels da companhia, onde avaliam aquele empreendimento.
Caso aprovem a passagem de fase, o projeto pode ser submetido ao Conselho de Administração, a depender da governança da empresa e do tamanho do empreendimento.
4. Deliberação do Conselho: essa mesma documentação é submetida em uma reunião do conselho, que mais uma vez vai deliberar sobre o projeto, seus riscos, suas oportunidades, e então decide pela aprovação ou não do empreendimento.
Isso finaliza o processo do chamado Portão — desde a análise de qualidade daquela documentação entregue pela equipe até a decisão de negócio de seguir ou não com o projeto para a próxima etapa.
Por que esse rigor todo?
Cada uma dessas etapas tem um propósito: garantir que decisões de investimento de milhares, milhões ou até mesmo bilhões sejam tomadas com base em informações sólidas e análises independentes.
Lembre-se: quanto mais cedo identificamos problemas de maturidade, menor o custo de corrigi-los. Um projeto que passa pelo portão sem estar pronto é uma bomba-relógio prestes a explodir na execução.
E você?
📌 Já submeteu algum projeto a aprovação no Gate com esses passos?
📌 Você já viu um projeto ser aprovado “no susto”, sem passar por todas essas etapas?
📌 Qual o maior desafio que você enfrenta na preparação da documentação para o portão?
Deixe seu comentário! Ele pode inspirar uma nova discussão e ajudar outros profissionais a elevarmos a maturidade em nossos projetos.
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Até a próxima News!
